Cómo hacer una factura correctamente en España: datos obligatorios y plantilla descargable gratis en excel

Emitir una factura parece algo sencillo… hasta que llega el momento de hacerla por primera vez. Ahí es cuando empiezan las dudas sobre cómo hacer una factura: qué datos hay que poner, cómo se calcula el IVA, cuándo hay que aplicar IRPF o incluso si una factura mal hecha puede traerte problemas con Hacienda.

Y la realidad es que sí. Una factura es es un documento fiscal y legal que debe cumplir una serie de requisitos obligatorios en España. Si faltan datos o los impuestos están mal calculados, la Agencia Tributaria podría rechazarla o incluso sancionarte.

Por eso, si acabas de darte de alta como autónomo, tienes una pequeña empresa o simplemente quieres aprender cómo hacer una factura correctamente en España, aquí te explicamos todo paso a paso y de forma sencilla.

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Qué es una factura y por qué es tan importante

Una factura es el documento que acredita legalmente una venta de productos o la prestación de un servicio. Es decir, sirve para demostrar que una operación económica ha existido y qué importe se ha cobrado por ella ante la Administración Pública.

Pero además de servir para cobrar a un cliente, una factura tiene varias funciones fundamentales:

• Justificar ingresos ante Hacienda.
• Poder deducir gastos e impuestos.
• Reclamar pagos en caso de impago.
• Llevar correctamente la contabilidad del negocio.
• Declarar IVA e IRPF en los modelos trimestrales.

Por eso, emitir una factura correctamente no es solo una obligación legal, sino también es una forma de protegerte como profesional y transmitir confianza a tus clientes.

Cómo hacer una factura: datos obligatorios según la Agencia Tributaria

Según el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012), toda factura válida en España debe incluir una serie de datos obligatorios:

1. Número y serie: La numeración debe ser correlativa. Por ejemplo: «Factura 2026-001», «Factura 2026-002», «Factura 2026-003″… Ade,ás, puedes usar series específicas para facturas rectificativas o si realizas operaciones desde distintos establecimientos. («Serie online», «Serie tienda física», «Serie rectificativa», etc.) ⚠️ Saltarse números o duplicarlos puede generar problemas en caso de inspección.
2. Fecha de expedición y de operación: La fecha de emisión es obligatoria. Si el servicio se prestó en un día distinto al de la emisión (fecha de devengo), también debe indicarse.
3. Identificación fiscal (Emisor y Receptor): Nombre y apellidos o razón social completa, NIF y domicilio fiscal de ambos. Si facturas a particulares, en algunos casos simplificados no será obligatorio incluir todos los datos del cliente.
4. Datos registrales (Mercantiles): Si has constituido una sociedad (SL o SA), es obligatorio incluir los datos de inscripción en el Registro Mercantil (tomo, libro, folio, hoja). Su omisión es sancionable.
5. Descripción de las operaciones: Detalle de los bienes o servicios, precio unitario sin impuestos y cualquier descuento o rebaja aplicable. Evita conceptos genéricos como: «Servicios varios», «Consultoría», o «Trabajos realizados». ✅ Es mejor indicar: «Servicio de asesoría fiscal y laboral», «Diseño de página web corporativa» o «Servicio de mantenimiento informático mensual».
6. Desglose tributario: Debes especificar el tipo impositivo aplicado (ej. 21% IVA) y la cuota tributaria (el importe exacto del impuesto) por separado.
7. Retención de IRPF: Aunque no es un requisito del IVA, los profesionales autónomos deben incluirla si su cliente es otra empresa o profesional. El IRPF es un «pago a cuenta» que tu cliente ingresa en Hacienda por ti; es dinero que «adelantas» para tu declaración de la renta.

👉 Guía del IRPF en nómina en España 2026: cómo entender los tramos y tu salario neto.

Cómo hacer una factura paso a paso con ejemplo real

Vamos ahora con la parte práctica sobre cómo hacer una factura en España. Esta es la estructura básica que suele seguir cualquier factura profesional en España:

Paso 1: Añade la base imponible

La base imponible es el importe del servicio o producto antes de impuestos.

Ejemplo:

• Servicio de diseño web → 1.540 €

Paso 2: Calcula el IVA

En la mayoría de actividades en España se aplica un 21% de IVA, aunque existen tipos reducidos o actividades exentas.

Ejemplo:

• Base imponible: 1.540 €
• IVA 21%: 323,40 €

Paso 3: Aplica IRPF si corresponde

Muchos autónomos profesionales deben aplicar retención de IRPF en sus facturas cuando trabajan para empresas o autónomos. Lo habitual es:

• 15% IRPF general.
• 7% IRPF reducido para nuevos autónomos (durante determinados periodos).

Ejemplo:

• IRPF 15% sobre 1.540 € = -231 €

Paso 4: Calcula el total final

La fórmula correcta sería: Base imponible + IVA/IGIC – Retención IRPF = Total a percibir

Ejemplo completo:

• Base imponible: 1.540 €
• IVA (21%): +323,40 € (En Canarias se aplicaría un 7% de IGIC).
• IRPF (15%): -231 €

Total a cobrar: 1.632,40 €

Tipos de facturas que existen en España

Dependiendo de la operación, deberás elegir el formato adecuado:

Tipo de factura	Uso principal	Características clave
Ordinaria	Es la factura normal y la más utilizada por autónomos y empresas	Contiene todos los datos del emisor y receptor.
Simplificada	Ventas minoristas (tickets)	No requiere identificar al receptor (salvo que este lo pida para deducir).
Rectificativa	Corrección de errores de una factura ya emitida	Debe referenciar obligatoriamente el número de la factura original.
Proforma	Oferta comercial/Presupuesto	No tiene validez contable ni fiscal. Es puramente informativa.

👉 Si acabas de empezar, también te puede interesar nuestra guía sobre cómo calcular la cuota de autónomos en España.

Cómo hacer una factura: qué es la factura rectificativa y cuándo hay que usarla

Una factura rectificativa es el documento que sirve para corregir errores en una factura ya emitida.

Por ejemplo:

• IVA incorrecto.
• Datos fiscales mal escritos.
• Importes erróneos.
• Servicios mal detallados.

⚠️ Importante: NUNCA debes borrar una factura enviada. Lo correcto es emitir una rectificativa.

¿Cómo hacer una factura rectificativa correctamente?

Si necesitas corregir una factura, estos son los pasos básicos:

1. Crear una nueva factura. Debe tener nueva numeración, serie específica si corresponde y referencia a la factura original.
2. Explicar qué se corrige. Debes indicar claramente qué dato era incorrecto y qué importe se modifica.
3. Ajustar impuestos y cantidades. La factura rectificativa debe reflejar el nuevo IVA correcto, el nuevo total y las diferencias económicas reales.

¿Cuándo es obligatoria una factura rectificativa?

Debes emitirla cuando existan errores fiscales, cambie el importe final, se devuelvan productos, existan descuentos posteriores o haya datos incorrectos del cliente.

Cómo hacer una factura: errores frecuentes al hacer una factura

Estos son algunos de los errores más habituales:

• No incluir todos los datos fiscales: Olvidar el NIF o la dirección puede invalidar la factura.
• Aplicar mal el IVA o IRPF: Es uno de los fallos más comunes entre nuevos autónomos.
• Saltarse números de factura: La numeración debe ser correlativa y ordenada.
• Descripciones demasiado genéricas: Cuanto más ambiguo sea el concepto, más dudas puede generar ante Hacienda.
• No guardar copia: Debes conservar las facturas emitidas y recibidas durante el plazo legal.

Cómo hacer una factura electrónica en España

Cada vez más autónomos y empresas necesitan saber cómo hacer una factura electrónica, especialmente con la llegada de nuevos sistemas como VeriFactu y la futura obligatoriedad progresiva de la factura electrónica en operaciones entre empresas.

Pero tranquilo, porque una factura electrónica no deja de ser una factura normal, solo que emitida en formato digital y cumpliendo ciertos requisitos técnicos.

¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel. Debe incluir exactamente los mismos datos obligatorios.

La diferencia es que se genera, envía y almacena electrónicamente.

Cómo hacer la factura electrónica paso a paso

Si te preguntas cómo hacer una factura electrónica correctamente en España, estos son los pasos básicos:

1. Utiliza un programa o plataforma compatible. Actualmente existen muchos programas que permiten crear facturas digitales, aplicar automáticamente IVA e IRPF, descargar facturas en PDF o cumplir con los nuevos requisitos fiscales.
2. Introduce los datos fiscales. Debes rellenar tus datos fiscales, los datos del cliente, el concepto facturado y los impuestos correspondientes.
3. Genera la factura en formato electrónico. En muchos casos bastará con un PDF, aunque determinadas operaciones B2B podrán requerir formatos estructurados específicos en el futuro.
4. Guarda una copia. La normativa obliga a conservar las facturas durante al menos 4 años.

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Preguntas frecuentes sobre cómo hacer una factura